GESTIÓN DE CONTRATOS Y CASOS LEGALES

Cuando se lleva a cabo manualmente, la gestión de contratos es una tarea complicada y que requiere mucho tiempo. Se requiere una inversión de tiempo significativa, mientras que el potencial de errores, inconsistencias y descuidos siempre está presente.

Los problemas comunes incluyen mayores riesgos de discrepancia de datos cuando la aprobación del texto del contrato no está vinculada a los sistemas comerciales, personas no autorizadas que aprueban contratos cuando los procesos de aprobación no siguen procedimientos y políticas estrictos, y errores humanos que generan sanciones financieras o incluso litigios cuando las obligaciones contractuales se gestionan manualmente.

Otras dificultades pueden incluir pérdidas de tiempo significativas cuando toda la información relevante, como el poder notarial y la gestión de casos legales, no se integra automáticamente con los contratos. Es posible que se pierdan oportunidades para cerrar acuerdos, contratar personal e incluso completar adquisiciones debido a la lentitud de los procesos de aprobación de contratos. Y el uso de lenguaje no aprobado en cláusulas, términos y condiciones puede aumentar el riesgo de exposición a acuerdos desfavorables.

El software de gestión de contratos y casos legales de TerraLink funciona con todo tipo de contratos. Garantiza que se sigan las mejores prácticas en todas las etapas, desde la creación y la negociación hasta la ejecución y la renovación. Al implementar un enfoque holístico, estratégico y flexible, su proceso de contrato puede elevarse al mejor de su clase, lo que permite que su equipo se concentre en brindar el mayor valor posible de sus contratos en lugar de perder una cantidad significativa de tiempo en tareas que, en cambio, pueden completarse con ayuda de esta tecnología líder en el mundo.

• Las aprobaciones de contratos se pueden asegurar hasta cinco veces más rápido y los contratos y las cláusulas no estándar se pueden reducir a la mitad, gracias a un proceso simplificado de creación de contratos con plantillas, lenguaje y cláusulas preaprobadas.
• Los contratos se pueden encontrar hasta tres veces más rápido a través de la funcionalidad de búsqueda mejorada que viene con el alojamiento de todos los contratos en un depósito centralizado, evitando que los acuerdos vivan en silos dentro de diferentes departamentos comerciales.
• Las rutas de aprobación de contratos automatizadas garantizan el cumplimiento del proceso.
• Las multas y sanciones se pueden reducir mediante tareas asignadas, alertas y recordatorios que garantizan que cumpla con sus obligaciones contractuales.

La solución de gestión de contratos de TerraLink aprovecha la funcionalidad de OpenText™ AppWorks™ y OpenText™ Content Server para crear una propuesta única y poderosa. También puede incluir OpenText™ Capture Center, que lo ayuda a brindar una transformación digital sólida en toda su empresa a través de capacidades de escaneo y entrada de papel a digital.

Está diseñado para automatizar completamente el ciclo de vida completo del procesamiento de contratos, asegurando que los contratos solo usen un lenguaje preaprobado, cumplan con los requisitos regulatorios y de gobierno de la información, y que las métricas clave se puedan rastrear a través de un panel de informes integrado.

Su equipo puede seguir utilizando sus herramientas de autoría y automatización existentes (Contract Center se integra completamente con productos comunes como Windows Explorer y Microsoft Office), mientras que los flujos de trabajo configurables y los modelos de casos dinámicos permiten a los usuarios aprovechar tareas, listas de verificación, recordatorios y alertas para garantizar que se cumplen todos los plazos y se alcanzan incentivos en todos sus contratos y negociaciones.

También puede:

• Acelere los tiempos de ciclo, elimine errores e impulse la eficiencia operativa pasando información automáticamente a su sistema ERP.
• Proporcione mayor velocidad, tiempos de ciclo y control al mantener una biblioteca de búsqueda de términos y cláusulas aprobados.
• Ahorre tiempo y minimice el riesgo a través de la generación automatizada de contratos basada en plantillas y datos de ERP/CRM.
• Proporcione una visibilidad completa de las próximas renovaciones, asegurándose de que está en la mejor posición posible para negociar su próximo contrato.
• Proporcione perspectivas poderosas e informes personalizados sobre el desempeño del contrato a través de sólidas herramientas de búsqueda y análisis.