GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE EMPLEADOS

La gestión y ejecución de una operación de recursos humanos eficiente y eficaz plantea varios desafíos. Primero, trabajar con documentos en papel aumenta el riesgo de documentos duplicados, perdidos o incompletos. Los equipos de recursos humanos que se enfrentan a la perspectiva de generar y distribuir manualmente documentos de recursos humanos también perderán horas significativas en un proceso que conlleva el riesgo inherente de mensajes inconsistentes o de mala calidad.

Cuando existen sistemas, a menudo están desactualizados. Mantenerlos, únicamente en la búsqueda de la continuidad del negocio, a menudo es poco práctico y costoso. Y con las funciones de recursos humanos de hoy en día cada vez más complejas, adherirse al cumplimiento normativo nacional e internacional puede ser un proceso desconcertante.

La solución de gestión de documentos para empleados de TerraLink proporciona un conjunto completo de servicios e instalaciones para los departamentos de recursos humanos ocupados, lo que reduce significativamente la carga del trabajo administrativo. Su función de búsqueda mejorada tiene la capacidad de reducir drásticamente el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, mientras que sus procesos completamente digitales pueden reducir los costos de almacenamiento asociados con el archivo de documentos en papel y el mantenimiento continuo de los sistemas heredados obsoletos.

A través de la generación y el envío automáticos de documentos y cartas, la plataforma de gestión de documentos de los empleados también acelera y simplifica la comunicación con los empleados, candidatos y contratistas.

• La duplicación de documentos se puede reducir en un factor de 20.
• Las capacidades de búsqueda mejoradas ofrecen una mayor productividad, con documentos encontrados hasta tres veces más rápido.
• Los documentos en papel se pueden reemplazar por completo, acelerando el cambio de su organización a un lugar de trabajo digital.

Los equipos de recursos humanos que han instalado el sistema de gestión de documentos de los empleados de TerraLink pueden avanzar rápidamente hacia un entorno sin papel para todos los documentos de los empleados. Pueden beneficiarse de registros de auditoría totalmente automatizados y control de versiones de documentos. Se pueden colocar retenciones legales en documentos esenciales. Y para los equipos de recursos humanos globales, se puede acceder a los archivos de personal desde cualquier parte del mundo, lo que elimina la necesidad de un "turismo de papel", que sin darse cuenta puede conducir a la pérdida de documentos.

La experiencia del usuario también ha sido primordial durante la construcción y entrega de la plataforma. La moderna interfaz web permite a los usuarios navegar de forma natural a través de los documentos, mientras que las miniaturas mejoran el potencial para una navegación de archivos rápida y fácil.

La solución de gestión de documentos para empleados de TerraLink también puede:

• Garantice el cumplimiento normativo automatizado identificando documentos faltantes, incompletos u obsoletos y proporcionando informes totalmente personalizables.
• Proporcione un depósito centralizado y seguro para los documentos de los empleados que se pueden encontrar, etiquetar y archivar desde una única interfaz que permite la recuperación rápida de toda la información necesaria.
• Reduzca la carga de los miembros del equipo de recursos humanos al permitir que los empleados carguen directamente cualquier documento requerido a través de un portal de autoservicio que incluso ofrece acceso móvil.
• Produzca rápidamente cartas de oferta, contratos de trabajo, planes de compensación y más con base en plantillas predefinidas.