PROCESAMIENTO DE FACTURAS

La solución de procesamiento de facturas de TerraLink, que se basa en las soluciones de gestión de facturas de proveedores OpenText™ para SAP^®, instala un sistema basado en reglas en el corazón de sus operaciones de cuentas por pagar. Primero se enfoca en optimizar sus procesos internos, con acciones predefinidas que ocurren cada vez que se agrega una factura al sistema, enrutando automáticamente la factura para su aprobación o resolución, dependiendo de si se proporcionaron todos los detalles necesarios.

Elimina las facturas en papel de su sistema, digitalizando todas las facturas y materiales relacionados. Y también elimina la necesidad de la participación humana en la etapa de captura de la factura, con su software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que extrae la gran mayoría de los datos de la factura automáticamente mediante el uso de una base de conocimiento construida sobre miles de muestras de facturas de todo el mundo.

Cuando se realiza manualmente, el procesamiento de facturas está sujeto a una variedad de desafíos y errores potencialmente costosos. Uno de los principales problemas se centra en el cumplimiento, con procesos manuales basados en papel y controles de proceso inadecuados que crean el potencial para una capacidad de informes limitada y revisiones de auditoría insuficientes.

Las ganancias de la empresa también pueden verse afectadas negativamente por la gestión manual de facturas, con descuentos perdidos, recargos por mora innecesarios y una gran cantidad de recursos necesarios para manejar duplicados, errores y seguimientos de los proveedores. Esto puede ir acompañado de una visibilidad limitada de los pasivos, lo que lleva a balances y suposiciones de capital de trabajo inexactos. Además, tanto los pagos atrasados como las respuestas lentas a las consultas pueden provocar daños financieros y de reputación, ya que los proveedores insisten en precios más altos y ofrecen calificaciones crediticias más bajas como resultado de ciclos de pago atrasados constantemente.

La plataforma de procesamiento de facturas de TerraLink agiliza su función de cuentas por pagar. Las facturas se pueden ingresar directamente en su sistema ERP en cualquier formato, desde cualquier ubicación, a través de cualquier canal de entrada, lo que las hace visibles de inmediato para los gerentes de línea relevantes y proporciona al instante un mayor control sobre la gestión del presupuesto.

Su costo por transacción se reduce a través de la publicación automatizada de facturas, el manejo de excepciones, la escalada y la generación de informes, mientras que los pasos designados del flujo de trabajo pueden clasificar y enrutar sus facturas en función de roles, reglas de autorización, prioridades y plazos, sin necesidad de intervención humana.

Esta tecnología líder en su clase ya procesa millones de facturas cada mes y cuenta con la confianza de las principales marcas de todo el mundo.

• El procesamiento de facturas se puede completar hasta tres veces más rápido, lo que significa mejores relaciones externas y una mejor gestión del flujo de efectivo.
• Una organización que instaló la solución de procesamiento de facturas de TerraLink pudo reducir el gasto en personal mejor pagado en un 25 % después de eliminar los sistemas de gestión de facturas manuales y en papel.
• Las resoluciones de problemas se pueden reducir al mínimo con un fácil control de los estados de las facturas, lo que le permite notificar de manera proactiva a los proveedores sobre las expectativas de pago por adelantado.
• Se pueden obtener costos más bajos de los proveedores aprovechando automáticamente los descuentos por pronto pago.

La solución de cuentas por pagar de TerraLink está diseñada para hacer que todos los aspectos del procesamiento de facturas sean más simples, rápidos y eficientes. Además de la inclusión de la tecnología OCR y el enrutamiento automático de facturas para permitir una resolución, aprobación y pago rápidos, ofrece informes rápidos y precisos con solo hacer clic en un botón para organismos internos y externos.

It can also:

• Aumente la productividad del personal mediante el procesamiento automático de facturas completas y el uso de la detección de excepciones basada en reglas para enrutar las facturas problemáticas.
• Mejore las relaciones con los proveedores utilizando la solución de procesamiento de facturas para solicitar rápidamente la información necesaria para resolver disputas de facturas.
• Proporcione información comercial mediante la generación de informes basados en el código de la empresa, la unidad comercial, el proveedor, el tipo de excepción, la responsabilidad y más.
• Promueva el cumplimiento y la prevención del fraude mediante la implementación de reglas comerciales preconfiguradas que controlen un proceso de cuentas por pagar bien administrado.
• Mejore la visibilidad de las facturas y la planificación comercial proporcionando actualizaciones en tiempo real y enlaces a la documentación de respaldo para cada factura, como órdenes de compra y recibos de mercancías.