PORTALES EMPRESARIALES Y AUTOMATIZACIÓN DE NEGOCIOS

Principales benefactores

Solución intersectorial para departamentos financieros

Necesita esta solución, si:

• La empresa tiene un gran flujo de documentos financieros
• No hay una estructura bien organizada para almacenar los documentos
• Encontrar los documentos necesarios lleva mucho tiempo
• No hay archivo electrónico de documentos
• Los datos deben ingresarse manualmente en el sistema ERP
• La empresa tiene varias divisiones, cada una de las cuales tiene su propio departamento de contabilidad

Solución

Un archivo electrónico de documentos financieros diseñado para escanear y procesar documentos con almacenamiento posterior en MS SharePoint. La cantidad promedio posible de documentos escaneados por semana es más de 10,000. 

Los siguientes tipos de documentos se procesan en el sistema:

• Certificados de Aceptación
• Facturas
• Contratos
• Detalles de pago (según el contrato)
  

El archivo electrónico almacena información sobre la ubicación física del documento y sus movimientos. Esto simplifica la búsqueda de documentos originales y garantiza un almacenamiento seguro.

Funciones

• Automatización del escaneo de documentos financieros
• Generación de diferentes tipos de códigos de barras para el procesamiento continuo de documentos
• Verificación y aprobación de la integridad de los documentos y la corrección de los atributos del documento con la capacidad de comentar y guardar el historial de comentarios
• Verificación automatizada de atributos de documentos basada en la información del sistema ERP
• Capacidad de agregar documentos a un archivo específico
• Registro de todos los documentos escaneados en el archivo

Beneficios

• Búsqueda conveniente y rápida de cualquier documento solicitado
• Mayor velocidad de procesamiento de documentos
• Control de la recepción corriente de bienes y servicios por parte de las personas responsables
• Costos operativos reducidos
• Tiempo de respuesta mejorado para documentos potencialmente problemáticos
• Seguridad garantizada de los documentos
  

Principales benefactores

Organizaciones grandes y medianas en cualquier industria
Usuarios: departamentos de RRHH y todos los empleados de la empresa

Necesita esta solución, si:

• El tiempo del departamento de recursos humanos se consume resolviendo tareas rutinarias
• La empresa tiene una estructura organizativa compleja
• Buscar información en documentos lleva mucho tiempo
• Tiene desafíos con el desarrollo y la retención del personal
• Los empleados tienen niveles de productividad por debajo del estándar 

Solución

TerraLink ofrece el desarrollo de un portal empresarial basado en MS SharePoint, la plataforma líder y más funcional para apoyar el autoservicio y la optimización de los procesos de recursos humanos.

El portal empresarial contiene un conjunto de páginas y servicios útiles para los empleados que les permiten acceder a los servicios necesarios dentro de la empresa. Éstos incluyen:

• Páginas de información: sobre la empresa, misión, valores, gestión, noticias, libros de referencia y bibliotecas
• Servicios y páginas corporativas: solicitudes de suministros de oficina, impresión de tarjetas de visita, reserva de salas de reuniones, directorios telefónicos corporativos y estructuras organizativas actualizadas
• Servicios divisionales:
  • Para recursos humanos: calendario de vacaciones, solicitudes de reclutamiento, verificación de referencias
  • Para TI: mesa de servicio, solicitudes de actualizaciones de perfil y accesos
  • Para marketing: solicitudes de souvenirs y servicios de impresión, catálogos de materiales de marketing
  • Para asuntos legales: solicitudes de preparación y revisión de contratos, documentos estatutarios
• Servicios sociales y comunicación: foros corporativos y divisionales, encuestas, blogs, concursos
• Búsquedas inteligentes: sugerencias al estilo de Google, búsqueda en el portal, servidores de archivos, bases de datos, sistemas de terceros

Funciones

• Informar a los empleados sobre las novedades de la empresa
  
• Organización de programas de motivación del personal
• Preservación de la experiencia en una única base de conocimientos
• Capturar nuevas ideas y recibir comentarios del personal
• Automatización de procesos de rutina en toda la empresa
• Integración con sistemas contables y aplicaciones ofimáticas

Servicios adicionales de TerraLink

• Auditoría del portal empresarial
  
• Diseño adaptativo, rediseño y mejora de la usabilidad del portal empresarial existente
• Soporte técnico de portales empresariales
• Migración de soluciones de portal a versiones más nuevas de SharePoint
• Migración del portal a la nube (Office 365)
• Diseño de un portal en la nube (Office 365)

Beneficios para el Negocio

• Aumentar el índice de compromiso de los empleados al 80-90%
  
• Optimización de la productividad del departamento de RRHH
• Mejora de las competencias del personal
• Gastos operativos reducidos
• Desarrollo de comunicaciones horizontales y verticales
• Colaboración eficiente entre empleados

Principales benefactores

Empresas con unidad de ventas de campo o equipo de promotores, tales como:

• Industria de perfumería y cosmética.
  
• Sector bancario y de seguros
• Empresas de bebidas y bienes de consumo de rápido movimiento
• Fabricantes de productos médicos y sanitarios

Usuarios: departamentos de marketing y ventas, departamentos de recursos humanos

Necesita esta solución, si:

• Un gran número de empleados están orientados al cliente o al proveedor, incluidos vendedores, promotores, representantes médicos, consultores, etc.
  
• Los proveedores de campo y los consultores trabajan en diferentes horarios
• Los empleados se mudan con frecuencia dentro de una ciudad o entre ciudades
• Los vendedores y promotores se especializan en diferentes productos y servicios, por lo que asisten a diferentes sesiones de capacitación y la capacitación puede realizarse durante el horario laboral. Esta información debe tenerse en cuenta al elaborar un horario resumen de los trabajadores de campo.

Solución

El sistema de gestión de equipos de ventas de campo sobre plataforma MS SharePoint está diseñado para estructurar la información, organizar y monitorear el trabajo de los trabajadores de campo. 

El sistema gestiona tres aspectos: 

• Horarios de turnos y seguimiento del tiempo de los empleados
  
• Distribución de empleados por puntos de venta
• Horarios de entrenamiento

En el sistema de gestión del equipo de ventas de campo, se genera automáticamente un cronograma planificado y el total de horas de trabajo se calcula al final del mes. Los horarios de trabajo se envían automáticamente a los empleados. Los empleados también son informados a través del sistema sobre los cambios en el horario. La solución le permite generar informes para la gerencia y los subcontratistas.

La solución cuenta con flujos de trabajo personalizables para la aprobación rápida y conveniente de los cambios en los horarios de trabajo. 

Funciones

• Mantener una única base de datos de todos los empleados de campo
  
• Formación de un horario consolidado para todos los puntos de venta
• Cálculo de las horas de trabajo previstas y reales
• Creación y edición de horarios individuales
• Generación automática de un horario de trabajo consolidado para todos los empleados en los campos
• Informar oportunamente a los empleados sobre los cambios en los horarios de trabajo por correo electrónico
• Generación de informes para gerencia y puntos de venta

Beneficios

• Ahorre tiempo preparando y coordinando los horarios de trabajo de los empleados
  
• Interactividad: realizar cambios y recibir confirmaciones online
• Los puntos de venta minorista cuentan con personal independientemente de los cambios en las circunstancias
• Seguimiento de tiempo preciso para transparencia en los cálculos financieros de nómina

Principales benefactores

Fabricantes, grupos industriales, empresas mineras, fábricas interconectadas

Usuarios: RRHH, especialistas técnicos, ingenieros

Necesita esta solución, si:

• Tiene varios sitios de producción, cada uno de los cuales utiliza tecnologías únicas y ciertos conocimientos técnicos
  
• Los trabajadores, ingenieros y técnicos tienen una experiencia única relacionada con su especialización
• La experiencia y las tecnologías se documentan parcialmente o no se describen en absoluto
• Las instalaciones industriales y los empleados no comparten las mejores prácticas ni la experiencia en producción

Solución

Un sistema para crear y mantener una experiencia técnica llamada 'Base de conocimiento'. La solución está implementada sobre la plataforma MS SharePoint. Consta de tres módulos:

• Personas – Este módulo recopila, analiza y evalúa el conocimiento de todos los empleados de la empresa. También se identifican los expertos en procesos y sus sucesores.
  
• Procesos: se identifican los procesos únicos y los pasos críticos. Toda la información sobre los equipos utilizados, modos y ciclos de producción se almacena electrónicamente.
• Máquina: los datos sobre el equipo y sus características se almacenan y mantienen, incluidos los estados que detallan si el equipo está disponible o cargado, y en qué procesos se utiliza.

Para mantener actualizada la información de los expertos, los pasos críticos del proceso y el equipo disponible, se necesitan evaluaciones periódicas. En cada módulo, puede configurar un intervalo de recurrencia de auditoría y el proceso se iniciará automáticamente. 

La base de conocimiento tiene flujos de trabajo personalizables y se integra con los sistemas de TI existentes y los directorios empresariales. 

Funciones

• Una revisión paso a paso de los procesos de producción, equipos relacionados, documentación y métricas
  
• Registro de información técnica y experiencia tecnológica en un archivo electrónico centralizado
• Búsqueda de automatización e identificación de etapas clave en procesos tecnológicos
• Compartir experiencias y escalar mejores prácticas
• Benchmarking, auditorías técnicas, identificación de cuellos de botella en procesos tecnológicos

Beneficios para el Negocio

• Retener la experiencia técnica en la empresa
  
• Aumento del capital intelectual
• Crear una comunidad de expertos y desarrollar un sistema de tutoría
• Búsqueda fácil de información crítica y útil
• Mejora de la eficiencia de los procesos y equipos tecnológicos
• Mayor eficiencia de las decisiones de gestión debido a la recepción oportuna de la información de los informes

Principales benefactores

Empresas de servicios y retail con gran volumen de compras para necesidades internas.

Usuarios: departamentos de finanzas, adquisiciones o compras

Necesita esta solución, si:

• Su empresa tiene una cantidad importante de compras, como computadoras, papelería, souvenirs, etc.
  
• La aprobación de órdenes de compra y pagos puede tardar mucho tiempo
• Pasa mucho tiempo planificando sus pagos
• La negociación de contratos con los proveedores ralentiza significativamente el proceso de adquisición

Solución

‘Purchase to Pay’ es una solución compleja para la automatización de compras en la plataforma MS SharePoint. Incluye varios módulos:

• Control de presupuesto
  
• Gestión de compras
• Aprobación de órdenes de compra
• Aprobación de solicitudes de pago
• Negociación de contratos con proveedores
• Automatización de tesorería en lo que respecta a la parte de gastos del presupuesto de caja, control y planificación de pagos

Functions

El sistema ‘Purchase to Pay’ resuelve las tareas de todos los participantes en el proceso de compra.

Iniciadores de pagos y gerentes de adquisiciones

• Iniciación y aprobación de la orden de compra.
  
• Procesamiento de documentos online, seguimiento de estado, control de cambios de documentos, confirmación, solicitudes de información adicional, etc.

Finanzas

• Procesamiento de solicitudes de pago (registro de hechos de recepción de servicios/bienes y documentos de cierre, aprobación de solicitudes de pago, transferencia de información al sistema ERP para registro y realización de pagos)
  
• Control presupuestario con adquisiciones vinculadas a presupuestos planificados y reales, partidas de gastos, tipos de presupuestos, límites de gastos con la capacidad de generar informes operativos
• Integración bidireccional con los sistemas ERP y de presupuestación

Legal

• Gestión de contratos de compra (creación, registro, aprobación, recepción de copia escaneada del documento firmado, almacenamiento en repositorio)
  

Administradores de TI

• Ajustes flexibles de los procesos de aprobación con la ayuda del editor visual
  

Beneficios para el Negocio

• Automatización de todos los procesos comerciales y procedimientos de adquisición
  
• Aumentar la transparencia en el proceso de adquisición
• Gastos operativos reducidos
• Control y seguimiento de plazos de pago y entrega
• Papeleo reducido

Principales benefactores

Solución intersectorial para empresas que realizan licitaciones y propuestas de productos y servicios con regularidad

Usuarios: Departamentos de compras y finanzas

Necesita esta solución, si:

• Su empresa a menudo lanza ofertas/licitaciones
  
• Llegar a un acuerdo interno sobre los términos y condiciones y publicar una oferta lleva mucho tiempo
• La revisión de las propuestas de los proveedores y el proceso de toma de decisiones puede demorarse meses

Solución

TerraLink ofrece una solución modular integral para automatizar los procedimientos de licitación en la plataforma MS SharePoint. El sistema admite licitaciones abiertas y cerradas. La modularidad le permite obtener solo la funcionalidad que necesita:

• El módulo principal admite la publicación de una oferta/licitación y sus condiciones, así como el seguimiento de su estado en cada etapa del proceso
  
• El módulo analítico contiene un algoritmo para identificar la mejor oferta para cumplir con los criterios establecidos
• El módulo "Proveedores" agrega una funcionalidad mejorada para la interacción con los proveedores
• El módulo de integración con la solución ‘Purchase to Pay’ permite integrar el proceso de licitación en el sistema de automatización de compras (Purchase to Pay)

La solución se puede implementar en la nube, lo que significa costos de mantenimiento de infraestructura mínimos o nulos para garantizar la seguridad adicional de la información mientras se trabaja con nuevos proveedores.

Funciones

• Mecánica transparente para seleccionar al mejor proveedor
  
• Integración con el sistema ERP para carga de directorio de proveedores y tipos de compras
• Retener toda la información sobre compras y proveedores en el sistema
• Clasificación de proveedores basada en el historial de relaciones

Beneficios para el Negocio

• Compra de productos o servicios a un costo óptimo
  
• Sin compras duplicadas
• Tiempo reducido para aprobaciones y negociación
• Máxima flexibilidad en los procedimientos de contratación
• El análisis de compras pasadas permite la optimización de costos futuros
• Planificación y ejecución integradas de actividades de adquisiciones

Las soluciones de informes y análisis de TerraLink cuentan con la tecnología de la plataforma Business Intelligence de Microsoft, creando un conjunto de herramientas que permiten a las organizaciones tomar decisiones basadas en información confiable de fuentes internas y externas.

Para facilitar la comprensión, todos los datos se transforman en atractivas representaciones visuales. Las soluciones de Business Intelligence lo ayudan a monitorear su situación y tomar decisiones informadas y oportunas.

Solución

• Todos los datos comerciales disponibles desde un panel
• Informes visuales e interactivos
• Elementos visuales incorporados para mostrar información en diferentes dispositivos
• Análisis coherente en toda la organización

Beneficios para el Negocio

• Mayor transparencia y control
• Tiempo reducido para preparar informes
• Mejora de la calidad de las decisiones de gestión gracias a información fiable
• Supervisión del rendimiento online

Para los departamentos de finanzas

• Planificación y control de la gestión presupuestaria
  
• Análisis de flujo de caja
• Consolidación de estados financieros
• Análisis de historiales de pago de proveedores
• Evaluación y mitigación de riesgos

Para ventas y marketing

• Evaluación en tiempo real de la implementación de planes
  
• Análisis de KPI de gerentes de ventas
• Cálculos de bonificación de los gerentes de ventas
• Análisis de ventas por productos y servicios en unidades comerciales y territorios
• Supervisar la dinámica de ventas e identificar la estacionalidad
• Previsión de la demanda
• Análisis de tendencias y patrones de comportamiento del consumidor
• Análisis de las actividades de promoción e identificación de los canales de venta más efectivos

Para producción y logística.

• Gestión y control de inventarios
  
• Seguimiento de plazos de entrega y análisis de proveedores
• Formación de planes de producción óptimos
• Gestión de suministros operativos

Para RRHH

• Evaluación de las cualidades atractivas de la empresa para los posibles candidatos: nivel de actividad, ofertas competitivas, satisfacción de los empleados
  
• KPI del proceso de selección: número de vacantes por reclutador, porcentaje de candidatos externos, tasa de rotación, velocidad de cobertura de las posiciones abiertas
• Planificación de sucesión del personal: porcentaje de empleados y vacantes en el plan de sucesión, calidad de las opciones de sucesión, calidad de la capacitación en sucesión, eficiencia de los trabajadores
• Planificación e impartición de formación: cobertura de formación, número de horas de formación por empleado, porcentaje de formación obligatoria

Project Business Intelligence es una solución para el análisis de datos de actividades en los proyectos de su empresa. Reúne datos de proyectos e indicadores financieros, automatiza la recopilación de datos y crea informes interactivos bajo demanda. Consiste en:

• Sistema KPI, con visualización de indicadores clave de desempeño disponibles desde la web o aplicación móvil
  
• Panel de control, que proporciona visualización de los datos del proyecto de todos los sistemas de origen de datos
• Informes multidimensionales basados en la conocida interfaz de Excel

Necesita esta solución, si:

1. Las actividades del proyecto no están alineadas ni coinciden con las finanzas:
   • La ejecución del proyecto no está ligada a cronogramas contractuales o de pago, por lo que existe el riesgo de trabajar sin tener acuerdos debidamente firmados.
   • Le falta comprensión sobre qué proyectos son rentables y cuáles no, y en qué medida.
2. Sus datos están fragmentados:
   • Los datos del proyecto y los datos del recibo de pago se almacenan en diferentes silos, como CRM, facturación, ERP y sistemas de gestión de proyectos.
3. Los informes se preparan manualmente, la preparación lleva mucho tiempo y los informes posteriores son estáticos:
   • No se pueden realizar informes sobre solicitudes urgentes y pueden contener errores debido a factores humanos.
     
   • La detección de cambios requiere la comparación manual de informes en diferentes períodos.

Solución

• Conjunto de KPI y gráficos visuales en color
  
• Capacidades de visualización de datos enriquecidos en formato Dashboard
• Ver informes a través de una interfaz web o una aplicación móvil
• Es posible una variedad de detalles en los informes: rango de tiempo, clientes, desglose por ingresos/costos/contratos, dinámica de ejecución (vea cómo cambia el 'Trabajo en progreso' desde el principio hasta el final del período)
• Informes predefinidos y capacidad para crear informes sobre la marcha
• Desglose con informes interactivos avanzados de Excel
• Integración con SharePoint 2013/2016/2019
• Modelo de seguridad configurable basado en roles

Beneficios para el Negocio

Reducción de riesgos asociados con decisiones erróneas o tardías:

• La gerencia tiene información sobre los principales KPI del proyecto las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso en un teléfono inteligente.
  
• Si es necesario, puede ir a la interfaz del tablero y ver la imagen con más detalle, evaluando la dinámica de los proyectos en el contexto de los costos internos, el cumplimiento de los plazos y la recepción de pagos.
• Los gerentes de proyecto pueden tener una visión general en línea de todos sus proyectos.

Necesita esta solución, si:

La granja de SharePoint está experimentando errores que causan tiempo de inactividad para las aplicaciones críticas para el negocio.  Los errores son difíciles de identificar y corregir rápidamente por varias razones:

• Los registros se almacenan en forma de texto, lo que dificulta encontrar la información que necesita
  
• Los registros contienen muchas entradas unidas por una ID de correlación
• Si una granja de servidores de SharePoint está ubicada en varios servidores, se crean registros en cada uno
• Cuando surgen problemas en el funcionamiento de la granja de SharePoint, es difícil rastrear la dependencia entre los cambios en la configuración o la instalación de nuevas soluciones y los errores en los registros
• Falta de información sobre la carga actual en los servidores

La falta de funcionalidad para el análisis de errores y registros en SharePoint conduce a lo siguiente:

• Posibles pérdidas financieras debido al tiempo de inactividad de las soluciones y aplicaciones de SharePoint 
  
• Búsqueda y filtrado de registros requeridos que consumen mucho tiempo y crean una respuesta retrasada a los errores

Solución

Log Tornado es una solución para analizar registros y errores. Proporcionado como un servicio de suscripción basado en la nube, se implementa en la plataforma Microsoft Azure con los siguientes componentes incluidos:

• Azure Log Analytics (OMS) para transferencia de datos, almacenamiento y aislamiento de datos de diferentes clientes
  
• Azure Blob Storage para almacenamiento a largo plazo
• Elasticsearch o Log Search API para búsqueda y visualización

Funcionalidades

• Recopilación, almacenamiento y análisis de registros de SharePoint
  
• Ver y trabajar con registros en la interfaz web: buscar por atributos, exportar a Excel
• Estados de los eventos. Configuración de notificaciones de eventos y sus estados por correo electrónico y SMS. Recibir notificaciones por correo electrónico o SMS sobre eventos con un criterio determinado.

Beneficios para el Negocio

• Reducir el riesgo de tiempo de inactividad de los servicios, lo que resulta en mayores ganancias
  
• Recepción puntual y periódica de información actualizada sobre el rendimiento de los servidores de SharePoint
• Pronta identificación y eliminación de errores en SharePoint

Workflow Analytics está diseñado para usuarios de Microsoft SharePoint y el servicio de flujo de trabajo integrado.

Necesita esta solución, si usted:

• Falta información sobre la efectividad de los procesos comerciales
  
• No se puede realizar un seguimiento de los datos sobre el logro o la desviación de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para los procesos comerciales
• Sufre de una ejecución lenta de los flujos de trabajo
• Carecen de análisis integrados para el procesamiento de flujos de trabajo en Windows Workflow

Solución

Workflow Analytics analiza la eficacia de los procesos de negocio. Se proporciona como un servicio en la nube por suscripción. Basado en la plataforma Microsoft Azure, incluye:

• Servicio de aplicaciones para la API web (carga de datos de flujo de trabajo en Azure para su posterior análisis)
  
• Base de datos SQL para almacenar datos operativos
• Aprendizaje automático para predecir tiempos de finalización de procesos
• Power BI integrado para crear paneles
• Almacenamiento Azure Blob para almacenamiento a largo plazo

Funcionalidad

• Detección de desviaciones por indicadores clave de rendimiento de los procesos de negocio
  
• Identificación de procesos comerciales duplicados para optimizar las actividades operativas
• Determinación de los pasos del proceso en los que se producen retrasos
• Identificación de los usuarios más activos (empleados y departamentos) de los servicios de flujo de trabajo
• Mostrar la imagen general de todos los procesos y todos los departamentos

Beneficios para el Negocio

• Evaluación del desempeño de un departamento o de un empleado específico
  
• Toma de decisiones para optimizar procesos de negocio basados en datos reales
• Identificar la necesidad real en soluciones de TI existentes o adicionales
• Información resumida sobre los procesos comerciales actuales y vínculos entre ellos

SharePoint Usage Audit está diseñado para empresas con un portal empresarial basado en Microsoft SharePoint.

Necesita esta solución, si:

• No está claro cómo los empleados usan el portal empresarial; con qué frecuencia, qué departamentos están más activos o qué páginas son las más visitadas
  
• Es difícil rastrear qué servicios del portal usan y cuáles no
• La página principal se abre de forma predeterminada, pero no sabe si los empleados la leen y la usan

Solución

SharePoint Usage Audit analiza el comportamiento de los usuarios en el portal empresarial. Se proporciona como un servicio en la nube disponible mediante suscripción. Basado en la plataforma Microsoft Azure, incluye:

• Aplicaciones API: para recopilar información
  
• Almacenamiento BLOB: para almacenamiento a largo plazo
• Fábrica de datos: para el procesamiento y la agregación de datos
• Azure SQL: para almacenar datos procesados y agregados
• Power BI y aplicaciones web: para visualización de datos y generación de informes

Beneficios para el Negocio

• Medición de la participación de los usuarios en el portal empresarial
  
• Mostrar datos en una forma visual simple
• Seguimiento de visitas al portal por tipo (referencias directas, referencias de otros sitios)
• Mapas de calor de las páginas del portal
• Seguimiento de acciones en el portal dentro de una sola página, incluyendo:
  • Descargas de archivos 
  • Clics en enlaces
  • Número de páginas vistas por visita
  • Duración de la visita

• Seguimiento de objetivos y sus conversiones
• Capacidad de crear informes personalizados con diferentes vistas:
  • Actividad por división o por departamento
  • Usos del servicio
  • Número de páginas vistas por período de tiempo
  • Número de usuarios por período de tiempo
  • Navegadores web usados
  • Referencias al portal por fuente