Gestión y Automatización de Documentos Digitales para la Empresa Inteligente

Nadie quiere que lo llamen "empujador de papel" en estos días. La connotación del término se ha convertido en la de la negatividad y el desperdicio, pero la función del papel del papelero no ha desaparecido a medida que las organizaciones se esfuerzan por volverse digitales. En la mayoría de los casos, el procesamiento del documento digital aún requiere el papel de "empujador de papel", ya sea que incluya enrutamiento, marcas, revisiones, aprobaciones, indexación o archivo.

Eliminar el papel ha tenido el efecto de aumentar el problema de gestión de documentos. Las pilas de papel se han convertido en terabytes de archivos. Las organizaciones tienen que lidiar con múltiples puntos de ingesta, tipos de archivos y repositorios. Más allá de la captura básica para convertir el papel en un formato digital, la verdadera realización del valor ocurre cuando los documentos son digitalmente accesibles, compartibles y buscables.

Automatización del empujador de papel

Las evaluaciones de los procesos transaccionales y operativos actuales suelen revelar un statu quo de clasificación manual dentro de las organizaciones. Una empresa nacional de servicios y mantenimiento de automóviles que procesaba de forma centralizada 20 cajas bancarias al mes con un promedio de 5000 conocimientos de embarque y documentos relacionados con la ubicación de la tienda necesitaba veinte personas para completar la ingesta e indexación de documentos.

La aplicación de optimizaciones permitió la automatización del proceso de extracción de datos para encontrar, extraer y clasificar información clave de documentos complejos y variables según las reglas de extracción de datos para reconocer patrones de tipos de palabras y otras opciones de identificación de documentos. Para validar y mejorar la precisión de la clasificación automática, se implementaron reglas para verificar los datos extraídos con el sistema de base de datos maestro y para verificar la información con reglas condicionales comerciales simples a complejas para identificar problemas de datos.

Los resultados de implementar la captura inteligente para la empresa nacional de servicios automotrices fueron espectaculares. Con los procesos de captura automatizados y las reglas de extracción de datos funcionando, un indexador ahora maneja el mismo volumen mensual de documentos que antes requería veinte personas.

Obtenga más información sobre este tema en la presentación de TerraLink " No se trata de papel" de la conferencia OpenText Enterprise World de Toronto de 2019.