Lista de Verificación de Implementación de ECM

¿Debería ser 2020 el año en que su organización reconsidere su estrategia de gestión de contenido empresarial (ECM)?

Las plataformas ECM de hoy optimizan todos los aspectos del conocimiento comercial de una empresa y son la base para la transformación digital. Las plataformas ECM efectivas ahora permiten la creación, distribución y gestión sin problemas de contenido transnacional, operativo y no estructurado; así como el almacenamiento seguro de datos y puede garantizar el cumplimiento normativo. Los empleados de diferentes departamentos pueden acceder instantáneamente a la información que antes estaba aislada, acelerando simultáneamente los procesos de toma de decisiones y fortaleciendo el servicio al cliente.

Solutions Review informa que hasta el 15 por ciento de las organizaciones con plataformas ECM de capacidad limitada están preparadas para cambiar su solución existente para fines de 2020.

Ya sea que esté dando sus primeros pasos hacia el uso de un sistema ECM o esté buscando actualizar su plataforma actual a una que se adapte mejor a las necesidades de su negocio, varias consideraciones son clave. Tomarse el tiempo para evaluar lo que necesita puede aclarar sus objetivos, ayudarlo a comprender el proceso de configuración y conducir a la adopción exitosa del nuevo sistema y los procesos comerciales resultantes por parte del usuario. Desde el punto de vista organizativo, trabaje en la siguiente lista de verificación a medida que avanza con su estrategia de ECM.

¿Por qué necesitamos un ECM? ¿Qué esperamos lograr?

La enorme funcionalidad de los principales sistemas ECM de la actualidad significa que existe un gran potencial para desbloquear importantes eficiencias organizativas. Dedique algún tiempo a decidir qué es exactamente lo que quiere que logre su ECM y cómo transformará las operaciones diarias de su empresa. ¿Está apuntando específicamente a promover el trabajo colaborativo? ¿Su enfoque radica en proteger los activos de conocimiento empresarial cruciales?

¿Cómo aumentaremos la adopción de los usuarios?

Como cualquier proceso de cambio, la implementación exitosa de un nuevo sistema ECM requiere una comunicación clara y regular con todos los empleados. Tómese el tiempo para explicar por qué la plataforma ECM se incorpora a la organización y demuestre cómo hará que las tareas diarias sean más rápidas y fáciles. Cuando se complete la implementación, distribuya manuales de capacitación y considere realizar sesiones de capacitación en persona.

¿En las instalaciones o en la nube?

Ambas opciones tienen sus ventajas. Las instalaciones de ECM en las instalaciones, por ejemplo, ofrecen velocidad, seguridad y control. Sin embargo, las implementaciones en la nube pueden ser más rentables y el uso de varios servidores brinda protección adicional en caso de que falle algún servidor individual. Un modelo híbrido, que usa infraestructura local junto con capacidad adicional bajo demanda en la nube, es otra opción que es consistentemente popular.

¿Qué funcionalidades son más importantes?

Si bien la indexación, la búsqueda, el flujo de trabajo y el repositorio seguro se encuentran entre las funcionalidades más populares en la mayoría de las plataformas ECM, es importante considerar exactamente lo que está buscando. Dado que la facturación de costo por característica prevalece particularmente en los productos basados en la nube, existe una gran oportunidad para reducir los costos y mantener los gastos bajos simplemente al planificar y comprender qué capacidades necesita y cuáles no.

¿Su socio de implementación tiene la experiencia adecuada?

Elegir un socio de implementación puede ser una tarea difícil. Está confiando en su socio el futuro de sus operaciones comerciales, por lo que es vital encontrar una empresa con un historial comprobado y expertos comprobados para guiar a su equipo de proyecto.

En TerraLink, somos consultores certificados en ECM y socios proveedores reconocidos. Trabajamos en estrecha colaboración con los principales proveedores de ECM, incluidos OpenText, IBM y Microsoft. TerraLink fue nombrado revendedor global de OpenText del año (2016).

Nuestra experiencia de más de 25 años, además de nuestro equipo dedicado de más de 700 personas que operan en seis países, le brinda la confianza de que podemos asesorarlo sobre la mejor plataforma de ECM para su organización. Tenemos la capacidad única de asesorar sobre cómo su sistema ECM existente o nuevo puede integrarse con sus tecnologías existentes y si una instalación local o en la nube sería la más adecuada para sus circunstancias comerciales.