Estirado: el adjetivo que mejor describe cómo se sienten los procesadores de cuentas por pagar y los proveedores de la cadena de suministro en estos días. Una interrupción total de los negocios cotidianos en forma de pandemia ha extendido la gestión y el procesamiento de las cadenas de suministro de una manera que nadie había imaginado hace solo seis meses..

En la era de esta crisis del virus, simplemente completar las tareas más simples ha adquirido un nuevo significado. La incertidumbre y las interrupciones del negocio, desafiadas aún más con los procesadores clave que trabajan de forma remota, han contribuido al aumento en el número y la frecuencia de las consultas telefónicas y por correo electrónico de AP. Estos aumentos están agravando una tendencia de ineficiencias no deseadas tanto para los procesadores AP como para los proveedores de suministros.

Empleando Bots

Pero, ¿qué pasa si las consultas de AP se pueden completar sin los correos electrónicos, las llamadas telefónicas, los tiempos de espera y la intervención humana directa requerida? ¿Qué pasaría si los proveedores de suministros pudieran obtener fácilmente respuestas inmediatas a sus preguntas repetitivas y que consumen mucho tiempo o realizar actualizaciones comunes a la información maestra de proveedores administrada por el cliente? ¿Qué pasaría si AP pudiera proporcionar transmisiones rápidas sobre plazos y cambios de política?

Los chatbots diseñados específicamente para trabajar con el procesamiento de AP ofrecen estas capacidades y más en la actualidad. Sin esfuerzo y sin problemas, tanto los compradores como los proveedores se benefician de la automatización robótica de bots que brindan estados, respuestas, actualizaciones o cambios de políticas actualizados de manera inteligente.

Un estudio de 2018 realizado por Facebook mostró que el 56% de las personas preferiría enviar mensajes que llamar al servicio de atención al cliente. El uso de una interfaz de mensajes de texto sin fricción que es muy familiar para los proveedores hace que la adopción del usuario sea rápida y sólida.

Los chatbots entienden el lenguaje natural con el análisis de sentimientos. Se pueden diseñar para cumplir con estrictos protocolos de administración de acceso e identidad. Los chatbots, diseñados con automatización de procesos inteligentes e inteligencia artificial, no requieren una inversión significativa en nuevo hardware o software.

Automatización de puntos de acceso

La mayoría de los administradores y procesadores de cuentas por pagar se han estado ajustando el cinturón durante mucho tiempo e implementando controles de costos junto con la utilización de tecnologías de administración de facturas. Las aplicaciones de gestión de facturas han sido clave para automatizar y agilizar el procesamiento de AP para lograr reducciones de costos, mejorar los tiempos de procesamiento y optimizar los flujos de efectivo. Los proveedores de la cadena de suministro también tienen operaciones optimizadas para hacer más con menos, ya que miden y administran de manera estricta los inventarios y los envíos, al tiempo que aumentan la colaboración con los compradores para administrar mejor el capital de trabajo.

La solución líder de Procesamiento de Facturas basada en SAP, SAP Invoice Management by OpenText, está bien probada para permitir ganancias de productividad de AP y respaldar una mejor toma de decisiones financieras. Al agregar VIM Bots, puede sobrecargar la aplicación SAP Invoice Management, lo que permite a los proveedores obtener la información de políticas de compras/AP que necesitan las 24 horas del día, los 365 días del año a una fracción del costo.

VIMBots

Los proveedores pueden hacer preguntas sobre el estado de las facturas que han enviado utilizando lenguaje natural a través de mensajes de texto SMS o chat web. Los controles de seguridad en cada nivel aseguran que el bot proporcione información de la factura solo a un usuario con los permisos de visualización adecuados. 

Los VIMBots pueden capacitarse en su conocimiento del proceso de adquisición para responder preguntas generales, lo que reduce aún más las llamadas en vivo a su departamento de AP. 

Esta aplicación SaaS se ejecuta en una plataforma en la nube y viene con una integración perfecta y profunda con SAP y OpenText. VIMBots funciona con cualquier dispositivo móvil en Android o iOS. 

Para aumentar las relaciones con los proveedores y aumentar la productividad de sus procesadores AP, potencie su Procesamiento de Facturas con VIMBots. 

Para obtener más información o para solicitar una demostración de Spotline VIMBots, comuníquese con info@terralink-global.com