Una empresa líder en telecomunicaciones necesitaba digitalizar completamente su proceso de contratación. Como parte de este proyecto, se planeó implementar firmas digitales para 10 tipos de documentos de contratación. La empresa implementó un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (EDM) basado en OpenText eXtended ECM versión 16.2.0 y eliminó los documentos en papel del proceso de contratación.
Una empresa líder en telecomunicaciones optó por llevar su proceso de contratación al siguiente nivel al eliminar el 100 % de los archivos y procesos en papel. La empresa ya estaba utilizando la solución OpenText, por lo que el equipo decidió agregar nuevas funciones al sistema existente. La solución necesitaba admitir una firma electrónica para todos los empleados y garantizar el intercambio de documentos electrónicos entre el empleador y un nuevo empleado en todas las etapas del proceso de contratación.
Para aprovechar plenamente los beneficios del EDMS, TerraLink comenzó con un análisis profundo de todos los documentos y procesos comerciales involucrados en el procedimiento de contratación. Durante este análisis, el equipo del proyecto descubrió que varios tipos de documentos ya no estaban en uso. Estos fueron eliminados. Luego, el equipo dividió los documentos restantes en tipos y decidió cuáles debían digitalizarse.
El equipo del proyecto también implementó funciones de firma electrónica. Todos los documentos con firmas se almacenan en un repositorio electrónico, con controles de permisos basados en los roles de los usuarios en el proceso de contratación. Por lo tanto, el nuevo sistema de gestión de documentos proporcionó control de acceso y gestión de permisos, asegurando que los empleados autorizados tuvieran acceso a los documentos correctos en el momento correcto de acuerdo con sus derechos de acceso.
Como resultado del proyecto, el departamento de recursos humanos obtuvo la capacidad de contratar nuevos empleados de forma remota mediante el uso de firmas electrónicas y el intercambio de documentos electrónicos. Además, el nuevo proceso de contratación no solo se ejecuta el doble de rápido que antes, sino que también ahorra aproximadamente 30 hojas de papel por nueva contratación. Las nuevas capacidades permitieron a la empresa contratar a 1000 nuevos empleados en seis meses.
Actualmente, el sistema cubre la sede de la empresa, 10 sucursales y un centro de servicios compartidos. Soporta 40.000 usuarios. El cliente apreció especialmente los beneficios del sistema durante la pandemia, cuando el departamento de recursos humanos pudo contratar personas sin visitar la oficina.
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