Mejora de los procesos de abastecimiento y compras en la industria química con SAP Ariba
Resumen Ejecutivo
Un gran fabricante de productos químicos necesitaba fortalecer el control de costos y mejorar la eficiencia de los procesos de adquisición. TerraLink implementó una solución basada en SAP Ariba para garantizar compras transparentes y automatizadas, desde la fuente hasta el pago. Los nuevos y modernizados procesos de abastecimiento y adquisición ayudaron a la empresa a ahorrar recursos financieros y reducir la carga de trabajo operativa.
Desafíos Comerciales de los Clientes
El gran fabricante de productos químicos necesitaba automatizar su proceso de adquisición para mejorar la colaboración con los proveedores. Anteriormente, los empleados de la empresa creaban órdenes de compra en el sistema de contabilidad y luego las transferían a Excel para su posterior procesamiento. Además, solían enviar órdenes de compra a los proveedores por correo electrónico e ingresar manualmente sus respuestas en hojas de cálculo. Por lo tanto, el fabricante estaba ansioso por optimizar el proceso de adquisición y hacerlo transparente. Se decidió por SAP Ariba porque un factor importante para elegir una solución basada en la nube era la capacidad de implementarla rápidamente.
Contribución de TerraLink
El fabricante eligió a TerraLink como proveedor de soluciones porque teníamos una experiencia considerable con proyectos similares.
Primero, el equipo del proyecto configuró el módulo Ariba Sourcing para manejar los procesos comerciales del cliente. Definió roles de usuario, creó plantillas y configuró fórmulas. Luego, el equipo implementó el módulo de gestión de rendimiento e información de proveedores de Ariba (SIPM). SIPM proporcionó al cliente una única base de datos de proveedores y apoyó el proceso de calificación de proveedores. Finalmente, los expertos de TerraLink implementaron Procure-to-Pay. Este módulo recoge las solicitudes de compra y las transfiere al módulo Sourcing. El módulo Sourcing envía automáticamente solicitudes a los proveedores. Luego, el sistema recopila todas las ofertas entrantes y genera una lista de resumen de ofertas.
Cuando la empresa inició el proyecto, había pocos casos de implementación del módulo Sourcing en el mundo. Entonces, el equipo del proyecto enfrentó varios desafíos que eran completamente nuevos para la industria y no tenía experiencia para resolverlos. A pesar de esto, los expertos de TerraLink resolvieron con éxito todos los problemas y el fabricante comenzó a utilizar el módulo de abastecimiento cinco meses después de que comenzara el proyecto.
TerraLink apoyó el proceso de adopción del usuario y realizó sesiones de capacitación para que los usuarios pudieran usar el sistema con éxito y facilidad.
Ahora los responsables de compras pueden filtrar las propuestas según los criterios requeridos –lo mejor a los mejores precios, el mejor precio para todos los lotes, etc.– y obtener los resultados en una hoja de cálculo con un solo clic. Además, el departamento de adquisiciones puede personalizar los informes analíticos de acuerdo con los requisitos personales. Los proveedores, por su parte, pueden revisar órdenes de compra, consultar requisitos y fechas de entrega, y agregar sus ofertas de acuerdo a esa información. El sistema garantiza que los proveedores no puedan ver las ofertas de sus competidores hasta que finalice el procedimiento.
Resultados Comerciales del Cliente
El nuevo sistema permitió a la empresa consolidar 5.000 proveedores en una sola base de datos y registrar más de 200 nuevos proveedores en dos meses. Al aumentar el número de proveedores, la empresa mejoró la calidad de su proceso de licitación. La solución se convirtió en una herramienta esencial para los empleados, brindándoles acceso al sistema las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso a través de dispositivos móviles. Esto se refleja en el creciente interés de los empleados por los métodos y técnicas modernos de contratación, como las subastas en línea.
La empresa logró su objetivo clave al aumentar la eficiencia y la transparencia del proceso de contratación. Además, la automatización resultó en una reducción de cuatro veces en el tiempo dedicado a las operaciones de rutina. El enfoque integrado permitió a la empresa reducir los precios de adquisición en un 5% en promedio. En algunos casos, este número alcanzó el 25%. Todo esto se tradujo en importantes ahorros económicos para la empresa en tan solo seis meses. La empresa se convirtió en miembro de la red global SAP Ariba Network, que cuenta con más de dos millones de usuarios. Esta implementación fue reconocida como uno de los proyectos mejor ejecutados en la empresa.
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